V Hermesu že leta delamo na dveh lokacijah. Poleg tega imamo še sodelavce iz drugih krajev Slovenije. Zato smo že pred epidemijo načrtovali uvedbo orodij, ki bodo poenostavila sodelovanje in omogočala bolj fleksibilno delo. Ampak ker je »kovačeva kobila vedno bosa«, smo s tem odlašali vse do epidemije. Nove okoliščine so nas spodbudile k reorganizaciji načina dela in razmišljanja.
Zaradi epidemije smo morali spremeniti način dela
V podjetju imamo dve geografsko ločeni poslovni enoti. Zaradi epidemije smo morali število zaposlenih v pisarnah zmanjšati na minimum in omogočiti delo do doma. Usklajevati je bilo treba: prisotnost na lokaciji v Ljubljani, na lokaciji v Krškem in delo od doma.
Pri uvajanju novosti smo sledili viziji Odoo platforme – združiti vse informacije na enem mestu in modernizirati procese dela. Zato izbira te platforme ni bila naključje.
Kako smo k temu pristopili?
Pristop k spreminjanju načina dela ni bil zgolj uvajanje orodij, temveč smo morali spremeniti kulturo komunikacije in organizacijo dela ter izboljšati sodelovanje pri projektih. Sledili smo naslednjim ciljem:
1. CILJ 1: izboljšati organiziranost z manj motenj pri delu in več časa za kakovostno delo.
2. CILJ 2: Povečati pregled nad projekti, zmanjšati število sestankov za potrebe poročanja in izboljšati komunikacijo s stranko na projektu.
3. CILJ 3: Poenostaviti vodenje evidence delovnega časa.
1. Spremenili smo organiziranost in kulturo podjetja
Za dosego prvega cilja smo morali spremeniti organiziranost in kulturo podjetja. Saj ni nič bolj zoprno kot stalne motnje med opravljanjem tekočega dela. Neprestano utripa klepetalnik, ali pa vsak kliče takoj, ko nekoga potrebuje.
Dokazano je, da potrebujemo kar 23 min, da se ponovno osredotočimo na delo, ki smo ga opravljali, če nas je nekdo zmotil. Torej, če smo si zadali, da bomo projekt delali eno uro in nas v tem času 2x zmotijo z vsebino, ki ni povezana s trenutnim projektom, bomo samo za ponovno pridobivanje fokusa potrebovali skoraj 45 min in le 15 min efektivno opravljali svoje delo.
a) Pomen pravilne uporabe koledarja
V podjetju smo se dogovorili, da si bo vsak v koledarju rezerviral čas zase in za svoje delo in zabeležil druge odsotnosti. Ti podatki pa so takoj vidni vsem sodelavcem.
V času, ki ga ima sodelavec rezerviranega za svoje delo, izklopi klepetalnik, ne odgovarja na maile in ni dosegljiv. To spoštujejo tudi sodelavci in z vprašanji počakajo.
Uvedli smo tudi sklicevanje sestankov ena-na-ena, kar vsakemu omogoči, da si rezervira čas za ta namen in si vsak zase lahko bolje organizira potek dneva.
Tako hitro vidimo, v katerih terminih lahko skličemo skupinske sestanke in si tako ne motimo rutine dela ali prekrivamo drugega sestanka.
b) Uporaba beležk in osebnega organizatorja nalog
Pomemben del načrtovanja lastnega dela so tudi zapisniki, beležke in naloge. Te zaposleni beležijo neposredno v Odoo in jih po potrebi delijo s sodelavci.
Organizator nalog je namenjen lastni organizaciji dela. S kanban pogledom je prenašanje nalog med posameznimi fazami in dodeljevanje nalog sodelavcem hitro in preprosto.
2. Drugačen način beleženja projektov in vključevanje naročnikov
3. Evidentiranje delovnega časa in delo od doma
Evidentiranje delovnega časa je zakonska obveza in zaposleni morajo o tem poročati ne glede na lokacijo dela.
Zaposleni v Odoo vpisujejo ure prisotnosti na delovnem mestu, napovedujejo odsotnosti oziroma dopuste kot tudi delo na terenu. Zabeležijo si še, ali so delali od doma ali iz izbrane poslovne enote.
Na ta način so vsi podatki zbrani na enem mestu, kar poenostavi in pohitri pripravo obračuna plač.
Delo do doma bomo zagotovo podpirali tudi prihodnje
Očitno je, da nas je epidemija prisilila v večjo prilagodljivost. Procese dela smo morali spremeniti in naša izkušnja je pozitivna. Tudi v prihodnje bomo omogočili delo od doma zaposlenim, če bodo to želeli.
Epidemije ne bomo pogrešali, čeprav nam je dala tudi nekaj dobrega. Nove procese dela in drugačen odnos do dela od doma.
Verjamemo pa, da je človeški stik še vedno nujen in da dobrih poslovnih odnosov ne moremo ohranjati preko virtualnih srečanj. Spletno poslovno kosilo se (še) ni izkazalo kot nadomestilo osebnemu stiku.
Da je delo od doma sploh mogoče, pripomore nova tehnologija. Če še niste o tem razmišljali, je sedaj najprimernejši čas za to.
Odoo je zagotovo rešitev, ki vam pri tem lahko pomaga. Preverite jo lahko brezplačno!
Če pri tem potrebujete našo pomoč, pa smo vam z veseljem na voljo.