Se tudi vam poraja vprašanje, koliko časa se hrani določena dokumentacija? To določajo različni predpisi (ZGD, SRS, ZDavP, ZDDV, ZVDAGA).
Podjetje mora roke hrambe dokumentacije določiti v internem aktu, saj SRS (slovenski računovodski standardi) ne določajo več rokov hrambe za poslovne knjige/knjigovodske listine (razen tistih, ki jih moramo hraniti trajno). Ker različni zakoni zahtevajo različne časovne intervale je pri določitvi internega akta smotrno upoštevati zakon, ki določa najdaljši rok hranjenja posamezne dokumentacije.Kdo naj shranjuje dokumentacijo?
Shranjevanje in arhiviranje poslovne dokumentacije je obvezno za vse davčne zavezance. Davčni zavezanec, kot ga opredeljuje Zakon o davku na dodano vrednost, je vsaka oseba, ki deluje neodvisno in samostojno, in opravlja kjerkoli katerokoli ekonomsko dejavnost, ne glede na to, ali ustvarja dobiček ali ne. Torej so davčni zavezanci vsi, ki so identificirani za namene DDV in tudi tisti, ki to niso – te zakon imenuje tudi mali davčni zavezanci.Vsak davčni zavezanec je dolžan hraniti poslovne in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanjem.
Po zakonu o davčnem postopku je potrebno dokumente, poslovne knjige in evidence v fizični oziroma elektronski obliki hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjatve davka, na katerega se nanašajo. Minimalen predpisan rok za hrambo listin je 10 let od dneva, ko je pravica do izterjave davka nastala oziroma od dneva, ko je bilo potrebno davek napovedati, obračunati, odtegniti ali odmeriti.
Pravica zavezanca do vračila davka, ki ga ni bil dolžan plačati, zastara v petih letih in sicer od dneva, ko ga je plačal oziroma od pridobitve pravnega naslova, s katerim je bilo ugotovljeno, da ga ni bil dolžan plačati.
Glavno knjigo, bilance stanja, izkaze poslovnega izida in letna poročila je treba hraniti trajno.
Zavezanec mora sam zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih je izdal, ter vseh računov, ki jih je prejel. Hraniti mora tudi račune, ki se nanašajo na dobavo blaga ali storitev in sicer deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo računi. Račune, ki se nanašajo na nepremičnine, mora hraniti najmanj dvajset let po poteku leta, na katerega se nanašajo.
Ker je račune za namene DDV treba hraniti deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo, za namene obračuna davka od dohodkov pravnih oseb pa deset let od dneva, ko bi davčno obveznost bilo treba plačati, je treba torej iste račune hraniti deset let in štiri mesece po poteku leta, na katero se nanašajo, da sta izpolnjena oba namena hrambe dokumentacije.
Če zavezanec plačuje davek po plačani realizaciji, mora hraniti tudi dokazila o opravljenih plačilih, in sicer najmanj deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo.
Če strnemo...
Kaj hraniti 10 let?
- vso dokumentacijo za knjiženje poslovnih dogodkov: izdani računi, prejeti računi, pogodbe o nakupih in prodaji kratkoročnih finančnih naložb in najemu kratkoročnih posojil, transakcijski računi, obračuni.
Kaj hraniti do 20 let?
- pogodbe in račune za nakup in prodajo nepremičnin
- register osnovnih sredstev
Kaj se hrani trajno?
- letna poročila (bilance, ki jih računovodstvo pripravlja za Durs in Ajpes),
- plačilne liste in vse, kar je povezano z obračunom plač,
- knjiga sklepov,
- glavna knjiga in dnevnik.