Konec leta je primeren čas, da se ozremo na leto, ki se poslavlja, se pogovorimo o dobrih in manj dobrih dosežkih tega leta in priložnostih za izboljšavo v naslednjem. To je hkrati tudi pravi čas za izvedbo letnih razgovorov. Če jih načrtujete tudi v vašem podjetju, je dobro vedeti, kaj bi z njimi res radi dosegli. Eden izmed pomembnejših korakov je ta, da se vodstvo samo zelo dobro zaveda, kaj je namen in kaj so cilji letnih razgovorov.
Zakaj letni razgovor?
Cilje letnih razgovorov poznamo tako na ravni organizacije, kot tudi na ravni vsakega posameznika. Z izboljšanjem komunikacije in poglabljanjem zaupanja med zaposlenim ter vodjo bomo zaposlenega bolj učinkovito motivirali, odkrili njegove skrite potenciale, razvili boljšo klimo v podjetju in med zaposlenimi, kar vodi do izboljšanja učinkovitosti posameznika, njegovih delovnih rezultatov in posledično organizacije kot celote.
Namen letnih razgovorov je torej iskanje novih načinov oz. možnosti za povečanje ter ustvarjanje nove, dodane vrednosti organizacije.
Letni razgovor je lahko odlična prilžnost, da si zaposleni in vodja vzameta čas za pogovor, za katerega med letom prepogosto zmanjka časa. Med letnim razgovorom si lahko tako povemo stvari, ki si jih v današnjem hitrem tempu ne uspemo. To je torej priložnost, da izrazimo, kaj nam je všeč, kaj nas moti in kaj bi radi dolgoročno spremenili. Posledično si postavimo konkretne cilje in načrte za izboljšave v prihajajočem letu. Vendar pa lahko slabo razumevanje ali pa tudi slabo zastavljeni cilji letnih razgovorov, hitro vodijo do neprijetnih občutkov. Pomembno je, da ima zaposleni možnost vplivati na svoje cilje ali si jih celo do neke mere sam postaviti. S tem se bistveno poveča zavezanost ciljem in s tem tudi možnost da se jih doseže ali celo preseže
Pomembno je, da tako vodja kot zaposleni letni razgovor dojemata kot nekaj pozitivnega. Pri tem je zaposlenega potrebno spodbujati, da izrazi svoja razmišljanja. Prav tako vodja izrazi svoje načrte, želje in pričakovanja glede zaposlenega. Zmeraj pa je potrebno razmišljati o željah samega zaposlenega. Vodja predstavi, kakšne so realne možnosti (glede na dosedanje delo, možnosti financiranja izobraževanj itd.), zaposleni pa izrazi svoja pričakovanja ter želje. Cilj tukaj je, da te stvari usklajujeta in oblikujeta okviren načrt s konkretnimi cilji za naslednje leto. Naj jih ne bo preveč, prav tako pa ne premalo. Zelo pomembno je, da so cilji jasno definirani, torej da oba udeleženca razgovora točno vesta, kaj sta se dogovorila.
Ocenjevanje dela zaposlenih je dokaj enostavno, ko je delo zaposlenih kakovostno in nadpovprečno – skratka, ko smo z njim zadovoljni. Nič ni lažjega kot izpeljati sestanek, kjer zaposlenemu povemo, da smo z njim zelo zadovoljni in naj kar tako nadaljuje.
Če po letnem razgovoru ne sledijo realizacije zavez in obljub (npr. napredovanje kot posledica dosežene realizacije), boste z razgovorom dosegli ravno nasprotni učinek. Dolgoročno bodo zaposleni dobili občutek, da letni razgovor ne prinese nobenih rezultatov in sprememb ter bodo zato v prihodnje bolj zadržani in manj motivirani za odkrit pogovor. Smiselno je, da letnemu razgovoru sledi razvojni načrt, ki se ga potrdi in začne tudi uresničevati ter spremljati. Če razmišljate, da zaradi tega letnega razgovora raje sploh ne bi izvedli, se spomnite, da so ti pogovori pomembno orodje. Če ga ne uporabite, je komunikacija v podjetju zagotovo slabša, prenos informacij na vseh nivojih je manjši, vaši zaposleni pa se lahko izgubljajo v svojih delovnih obveznostih, ne vedo, kaj so njihove glavne naloge in kaj so glavna področja, ki bi jih morali izboljšati.
V obojestransko korist je torej izvajati odkrite in dobre letne razgovore saj so zadovoljni zaposleni največje bogastvo, ki ga podjetje ima.