Podjetja si ne poslužujejo aplikacij, ki bi jim omogočale enostavno delitev dokumentov iz ERP sistema z drugimi znotraj svojega podjetja ali za posredovanje naslovnikom izven podjetja. Najbolj jih pestijo pomanjkljiva preglednost in urejenost dokumentov, nedostopnost dokumentacije, izgubljanje dokumentov ter pogoste napake pri ročnem vnosu ali prepisovanju podatkov, da ne omenjamo izgubljenega časa, ki bi lahko bil veliko bolj koristno uporabljen.

Sam dokumentni sistem predstavlja za uporabnika prijazno in preprosto vodenje delovnega toka, predvsem pa pregledno in preprosto potrjevanje dokumentov, kot so prejeti računi, pogodbe, potni nalogi, naročilnice, prevzemnice in ostala prejeta ali izdana pošta.

Ena izmed prednosti takšnega modula je, da uporabnikom dokumentov ni potrebno natisniti na papir, ampak jih enostavno pošljejo v odobritev ali v podpis ustreznim pooblaščenim. Le-ti lahko potem s klikom preprosto in hitro podpišejo, potrdijo, celo zavrnejo ali pa dokument vrnejo predhodniku za nadaljno obdelavo oziroma dopolnitev. Celoten postopek posredovanja dokumentov se torej odvije precej hitreje in bolj zanesljivo, predvsem pa nadzorovano in pregledno. Ker se pregledovanje in podpisovanje izvaja preko spletne aplikacije, se lahko takšna operacije nad dokumenti izvajajo kjerkoli in kadarkoli, tudi izven pisarne.

Konec koncev dokumentni sistem predstavlja zgolj možnost, da dokument sledi podatkom neposredno v sistemu, ne pa iz rok v roke na papirju. Zavedati se moramo, da je papir zgolj medij za prenos informacij. Bistvena je vsebina dokumenta. In če je papir zgolj medij, potem si moramo v dobi digitalne transformacije priznati, da obstajajo boljši, cenejši in varnejši mediji, za prenos informacij.