Rek »kovačeva kobila je vedno bosa« velja za marsikatero podjetje. Drugim ponujajo rešitev, ki je sami pogosto ne uporabljajo v celoti. Nič drugače ni bilo s podjetjem Odoo iz Belgije. Čeprav njihova lastna rešitev Odoo omogoča popolnoma brezpapirno poslovanje, so sami še vedno uporabljali registratorje in tiskan papir.
V svojem blogu so to priznali in predstavili, kako jih je epidemija prisilila k popolnoma brezpapirnemu poslovanju in kako je to vplivalo tudi na razvoj njihovega produkta. Njihov blog v nadaljevanju smiselno povzemamo.
Kako je pandemija spremenila način razmišljanja?
Še pred dvema letoma v podjetju Odoo zaposlenim niso dovolil dela od doma. In marca 2020, ko druge možnosti ni bilo, je bilo to za Fabiena, izvršnega direktorja Odoo, katastrofa. Prepričan je bil, da je delo od doma neproduktivno. In vendar je podjetje Odoo prav v tistem obdobju eksponentno zrastlo.
Tistega marca 2020 je vsak član ekipe odšel iz pisarne s svojim monitorjem, pisalnim stolom in tipkovnico, ne da bi vedel, kako dolgo bo trajalo. Težko si je predstavljati vodenje računovodstva v podjetju z 200 milijoni EUR letnega prometa na daljavo le z osebnim računalnikom in rešitvijo Odoo. Čeprav so bili registratorji in papir takrat tudi pri njih vsakdanja resničnost, so se morali v domačih pisarnah znajti brez njih. In začeli so bolj učinkovito uporabljati svojo lastno rešitev.
Kako velik je obseg poslovanja podjetja Odoo Belgija?
Odoo Belgija je imel v letu 2020, kar 100 milijonov evrov letnega prometa, kar pomeni 71-odstotno rast glede na leto prej. Poleg tega je računovodska ekipa podvojila osebje s pet na deset zaposlenih, ki danes izvajajo računovodstvo celega podjetja. Naj poudarimo, da podjetje samo v Belgiji zaposluje 1000 ljudi.
Predstavitev računovodske ekipe podjetja
Za boljši občutek poglejmo, koliko dokumentacije obdelajo v računovodstvu.
Proces nabave: Prejemajo kar 14.000 računov, ki jih je treba poknjižiti. Zaradi prehoda na digitalno poslovanje to obdela le ena oseba.
Proces prodaje: Izdajo preko 100.0000 računov letno. Z uporabo modula za pripravo in potrjevanja ponudb, na podlagi katerih se izdajajo računi, celoten proces upravljata le dve osebi.
Poglejmo, kako jim je to uspelo?
S pomočjo rešitev Odoo so lahko prešli na brezpapirno poslovanje, ki od računovodje ne zahteva veliko rutinskega dela, saj zanj poskrbijo avtomatizirani procesi. Katera orodja najbolj koristijo v računovodskem oddelku?
1. Zajem prejetih računov s pomočjo umetne inteligence
Prejemanje računov so uredili tako, da račune dobaviteljev prejmejo v obliki PDF preko e-poštnega naslova neposredno v glavno knjigo.To jim omogoča dokumentni sistem s prepoznavo OCR, ki prepozna bistvene elemente računa, kot so DDV številka, številka računa, ime dobavitelja, znesek računa, itd. Podatke je treba samo še preveriti in z enim klikom potrditi račun. Prav to predstavlja velik prihranek časa: nič več tiskanja, razvrščanja in skeniranja dokumentacije.
Prednost je tudi v tem, da se temeljnice pripravijo samodejno in s tem se vloga računovodje iz aktivnega operaterja premika v vlogo kontrolorja. Računovodja tako samo preveri, ali so se npr. obveznosti, terjatve, DDV, temeljnice … pravilno poknjižile.
Samodejno je tudi knjiženje bančnega prometa. Odoo neposredno prepozna plačila dobavitelja in jih samodejno uskladi. Enako velja tudi za prodajo.
Kako poteka zajem podatkov v Odoo vam lahko predstavimo osebno.
Slika: Zapiranje bančnih računov
2. Evidentiranje stroškov zaposlenih
Odoo je vzpostavil hiter in učinkovit sistem za obdelavo poročil o stroških, ki jih mora povrniti zaposlenim. Zaposleni pošlje sliko stroška (potrdilo, račun, bančni izpisek), ki se vnese v aplikacijo "Stroški". Po potrditvi s strani nadrejenega se poročilo o stroških z enim klikom prenese v računovodstvo za plačilo. Tako lahko zaposleni hitro prejmejo povračila brez neskončnega usklajevanja.
To se je izkazalo pri delu od doma še bolj koristno, saj zaposleni niso prihajali v glavno pisarno, kjer bi račune lahko odložili. Na ta način so še omogočili celosten pregled nad stroški zaposlenim, ki vidijo, kaj točno so že posredovali v računovodstvo.
3. Učinkovit proces izdajanja računov
Tudi izdajanje računov je veliko bolj tekoče. Ponudba se pripravi kar znotraj Odoo, kjer jo stranka tudi neposredno potrdi. Ko je ponudba potrjena, račun izdajo z enim klikom. Sočasno pa se računi, zaloge in DDV samodejno poknjižijo.
Poleg tega Odoo omogoča tudi izdajo davčno ustreznih računov na podlagi davčnih nastavitev, ne glede na državo. Na podlagi podatkov kupca se pravilno obračuna DDV države, za katero se račun izstavlja.
Preprost pregled nad terjatvami
Plačila strank niso vedno redna, zato morajo imeti dober pregled nad zamudami pri plačilih. Tako se na enem mestu zbirajo vse informacije, potrebne za spremljanje celotnega procesa izterjave, pripeta je tudi celotna komunikacija s stranko.
Dodano vrednost predstavlja samodejno, večstopenjsko izdajanje opominov.
4. Chatter – komunikacija s stranko znotraj ERP
Velika dodana vrednost je funkcionalnost, ki omogoča spremljanje celotne komunikacije s stranko na enem mestu. Omogoča izmenjavo e-pošte s stranko ali dobaviteljem, pisanje internih opomb, povezovanje dokumentov, označevanje sodelavcev ter ustvarjanje opomnikov in nalog, povezanih z računom ali ponudbo. Tako je shranjena zgodovina interne komunikacije kot tudi komunikacije s stranko, ki se neposredno navezuje na posamezen dokument.
S tem je omogočena preprosta izmenjava informacij med različnimi oddelki v podjetju, vse interakcije pa so na enem mestu. Ker so bili zaposleni razpršeni po domovih, se je prav ta način komuniciranja izkazal za izredno uporabnega.
Chatter na enem mestu združuje funkcionalnost ERP z e-poštnim sporočanjem. To bistveno zmanjša nepotrebno komunikacijo in ne prihaja do šumov pri prenosu informacij.
Slika: Primer priložnosti (CRM) stranke in Chatter (desno) v Odoo 
5. Hitra priprava poročil
Priprava različnih poročil, kot je npr. bilanca stanja ali izkaz poslovnega izida, je preprosta. Z Odoo lahko izvedejo različne analize podatkov zahvaljujoč naprednim orodjem za analize. Le-to med drugim omogoča primerjavo različnih postavk in različnih obdobij.
Odoo ima kot ena redkih rešitev že vgrajena pametna poročila, s katerimi hitro in preprosto pripravljajo različne oblike in tipe izpisov, grafov, analiz. Ti so prilagojeni potrebam posameznih oddelkov in istočasno primerni za poslovodstvo. Poleg tega omogoča preprosto pripravo konsolidiranih poročil.
6. Dokumentni sistem
Odoo Dokumentni sistem omogoča upravljanje tistih nekaj papirnih dokumentov, ki jih še prejemajo. Te skenirajo in jih naložijo v izbrano mapo. Tudi že obdelan dokument ostane na voljo v sistemu.
Kako naprej?
Danes v Odoo priznavajo, da so zmogli preiti na digitalno šele z obveznim delom od doma, lahko rečemo, da kar »pod prisilo«. Vendar so na ta način na lastni koži preizkusili uporabnost svoje rešitve in se prepričali, da je možno popolno brezpapirno sodelovanje – tako interno kot tudi pri sodelovanju s partnerji in kupci.
Tudi v Hermesu prehajamo na digitalno poslovanje. Naše sodelovanje z Odoo je že popolnoma brezpapirno in vse informacije in komunikacija z njimi je znotraj našega ERP sistema, predvsem zahvaljujoč aplikaciji »Chatter«.