Poslovodstvo s pomočjo poslovnih rešitev (ERP) načrtuje, spremlja, usmerja in nadzira poslovanje svojega podjetja. In dobra podlaga za odločanje so razumljive, ustrezne, zanesljive in primerljive informacije. Te pa zagotovimo le s pravilnim zajemom podatkov med poslovnim procesom.
Podjetja zaznavajo pomanjkanje koristnih informacij, kar vpliva na (ne)ustreznost poročil in proces odločanja. Pomanjkljive informacije iz obstoječih poslovnih rešitev so eden izmed ključnih razlogov za nadgradnjo ali menjavo le-te.  

Če se podjetje odloča za novo, sodobnejšo rešitev, je pomembno, da le ta omogoča hiter dostop do ključnih informacij (dashboard), ki so podlaga za odločanje in tako omogoča dobro vodenje podjetja.

a) Podjetje uvaja digitalno transformacijo

Digitalna transformacija je dolgoročen projekt, skozi katerega podjetje prilagodi ali popolnoma transformira svoje poslovne procese in se ustrezno odzove na spremembe na trgu. Če mu obstoječi sistem ERP tega ne omogoča, je smiselno, da se odloči za zamenjavo. Pri tem naj išče sodobne sisteme, s katerimi bo lahko povečeval svojo konkurenčno prednost.

b)   Podjetje išče partnerja, ki ima izkušnje v panogi

Smiselno je, da ima partner, s katerim podjetje vstopa v digitalno transformacijo, izkušnje s panogo, v kateri podjetje deluje. Podjetje, ki želi narediti preboj, mora imeti poslovno rešitev prilagojeno svoji panogi in poslovnim procesom.

 PRIMER: Če se podjetje ukvarja s proizvodnjo čevljev in distribucijo po celi Evropi, naj išče partnerja, ki ima izkušnje z upravljanjem in načrtovanjem proizvodnje čevljev in  obvladovanjem procesov naročanja materialov po celem svetu. 

c) Partner ali poslovna rešitev ne dohajata več rasti podjetja

Ambiciozna rast podjetja včasih preseže obstoječo poslovno rešitev ali pa postane znanje partnerja preozko. Tudi v takih primerih je smiselna menjava poslovne rešitve in izbira takega partnerja, ki bo zmogel spremljati rast podjetja v prihodnosti.

d)    (Ne)povezljivost med rešitvami ne omogoča ustreznega spremljanja poslovanja

Pogosta napaka pri uvedbi novih rešitev ERP je nepregledno dodajanje različnih sistemov ali aplikacij, z namenom spremljanja poslovnih procesov in zastavljenih ciljev. Ker je povezovanje (t.i. integracija) sistemov drago, se dogaja, da se podatke ročno prenaša iz sistema v sistem, pri tem pa prihaja do zamud in napak.

 PRIMER : Prodaja ima v svojem CRM sistemu drugačne podatke, kot jih ima računovodstvo, saj jih vnašata ločeno. Ker sistema ne komunicirata, prihaja do nepravilnosti pri analizah in poročilih, zaposleni pa imajo dvojno delo. . 

e) S pomočjo obstoječega ERP podjetje ne more spremljati ciljev in meriti produktivnosti

Če obstoječi poslovne rešitve ne pomagajo pri spremljanju ciljev in pri produktivnosti, je zagotovo čas za posodobitev ali zamenjavo ERP. Uvedba novih rešitev vpliva tudi na procese dela in s tem izboljšuje konkurenčno prednost podjetja.